PERSONVERNERKLÆRING

INFORMASJON OM BIOKRAFT AS SIN BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi i BIOKRAFT ivaretar personvernet til våre kontakter, kunder, leverandører, partnere og deres ansatte. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger om deg. Vi informerer også om hvilke rettigheter du har i tilknytning til dette.

1- HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Som kunde, vil dine personopplysninger primært bli benyttet til å administrere og forvalte kundeforholdet vi har sammen med deg, herunder for å kommunisere med deg og følge deg opp, gjennomføre leveranser og på annen måte oppfylle avtaler med deg, fakturere deg, håndtere reklamasjoner og tvister, samt undersøke din kundetilfredshet. Informasjon om din bruk av våre produkter kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til statistikker forbundet med dette. Vi kan også bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om biogass-virksomheten..

Som leverandør, vil dine personopplysninger primært bli benyttet til å oppfylle den leveranseavtalen vi har sammen med deg, herunder for å kommunisere med deg og betale fakturer som du har sendt oss. Vi vil også kunne sende deg informasjon om biogass-virksomheten.

Når du er part av vår kontaktliste, behandler vi dine personopplysninger for å gi deg nyttig informasjon om biogass-virksomheten generelt og for å opprettholde kontakten vi har hatt sammen ved tidligere anledninger.

2- HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle personopplysninger om deg som er nødvendig for å administrere kundeforholdet og andre formål, jf. punkt 1 ovenfor.

Konkret kan dette innebære at vi behandler generelle personopplysninger om deg:

– som kunde: navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinfo, stilling og rolle, kredittkortnummer og andre kortnummer, kontonummer ved eventuelle utbetalinger, historikk i kundeforholdet (hva som er kjøpt når mm), eventuelle opplysninger om kundehistorikk hos våre konkurrenter, kontakt-, møter- og korrespondanse med selskapets representanter, innlogging og aktivitet på nettsidene våre, reklamasjoner og tvister, betalingshistorikk;

– som leverandør: navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinfo, kontonummer.

– som kontakt: navn, ev. stilling, telefonnummer, e-post adresse.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om deg.

3- HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Kilden til opplysningene vi har om deg som kunde og leverandør vil normalt være deg selv, ved at du selv gir opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt, enten når kunde-/leveranse-forholdet etableres eller senere.

Kilden til opplysningene vi har om deg som kontakt vil normalt være deg selv, ved at du selv har gitt oss tilgang til dine personopplysninger for det formålet å bli kontaktet av oss senere. Vi kan også i noen tilfeller samle inn dine personopplysninger når disse ligger offentlig tilgjengelig.

4- HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Som kunde/leverandør, er behandlingen av dine personopplysninger nødvendig for å oppfylle den avtalen vi har med deg, eller for å gjennomføre tiltak på kunden-/leverandørens anmodning før avtale inngås.

Som kontakt, kan vi behandle dine personopplysninger basert på en interesseavveining mellom det vi mener er viktig for oss å formidle og ditt personvern. Vi mener også at vi kan ta kontakt med deg når du selv har delt dine personopplysninger med oss eller når disse ligger offentlig tilgjengelig. Du kan be oss om å oppgi vår nærmere vurdering vedr. dette på e-post post@biokraft.no.

5- HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om deg til de personer i BIOKRAFT som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Vi kan også dele disse opplysningene med våre underleverandører og andre samarbeidspartnere, og ved særskilt behov også våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre underleverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

6- HVEM UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL?

Vi vil kunne benytte databehandlere som bistår oss med behandlingen av personopplysningene om våre kunder, leverandører og kontakter. Dette vil typisk være leverandører av lagringstjenester og kommunikasjonsløsninger som inngår i våre kunde- og leverandørsystemer.

En del av våre databehandlere vil kunne drive sin virksomhet i utlandet, og vi vil også kunne overføre personopplysninger om våre kunder til det sted hvor databehandleren befinner seg eller hvor han har lokalisert sine lagringstjenester, herunder land innenfor EU/EØS.

En egen databehandleravtale er inngått med hver av våre databehandlere.

7- HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger om deg skal kun oppbevares så lenge det er behov for ut fra formålet med behandlingen, jf. punkt 1 ovenfor, og skal deretter slettes.

Lagring av personopplysninger om deg som kunde/leverandør er begrunnet med gjeldende krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon, men er også nødvendig for å ivareta kundens interesser i forbindelse med mulige reklamasjoner og andre etterspill forbundet med kundeforholdet, samt behovet for å ha tilgang til historikk rundt kontakter og leveranser ved forespørsel fra kunden. Vi kan bevare kundeopplysninger opptil 3 år etter siste avsluttede leveranse til kunde, med mindre annen etterfølgende kontakt tilsier at kundeforholdet fortsatt kan anses for å bestå.Som kunde/leverandør kan du når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapslov mv.). Når du er en del av vår kontaktliste, vil slettingen av dine personopplysninger bety at du hverken vil bli kontaktet av oss eller motta ytterligere informasjon fra oss lenger.Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av våre tjenester, lagres hovedsakelig avidentifisert og elektronisk med datasikkerhet i lokale IT. For de papirbaserte personopplysningene som ikke er anonymiserte lagres disse i låsbare skap som bare de som trenger tilgang til dem for å utføre sine arbeidsoppgaver, har tilgang til. Arkivskapene plasseres i arkiv på kontorer som holdes låst utenom ordinær arbeidstid.

Egne lagrings- og slettingsrutiner er utarbeidet internt og kan leveres ved forespørsel til post@biokraft.no.

8- Hvordan bruker vi henvendelser mv.

Vi sender i utgangspunktet intet markedsføringsmateriale som sådan og bruker heller ingen informasjonskapsler til et markedsføringsformål.

De henvendelsene som du får fra oss anser vi for å være ren informative om biogass-virksomheten. Du kan når som helst be oss om å ikke sende deg slike henvendelser lenger  ved å sende e-post til post@biokraft.no.

9- Hvilke informasjonskrav har du?

Du skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører deg. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig for kundene, leverandørene og kontaktene på vår nettside, og det skal vises til dette med innlagt lenke på de sider der du kan registrere opplysninger om deg selv eller legger inn bestillinger. For deg som er i kontakt med oss på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn fra deg direkte.

Som registrerte har du rett til:

10- Hvordan sikrer vi behandlingen av dine personopplysninger?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

Sted: Trondheim

Dato: 13. juli 2018

BIOKRAFT AS